訪問や商談、打ち合わせをするときは、
日時を決める時は、立場によって主導権が変わりますので注意しましょう。
礼儀長
自分側が受注側なのか発注側なのか、上位者なのか下位者なのかによって変わります。
発注側または下位者の場合であれば相手側の都合を優先し、調整しましょう。
ここでは相手の都合を確認する４つのパターンを紹介します。
①相手が主導権を握っている時
こちらからは候補日時は出さず、相手に委ねましょう。
- ご都合をお聞かせください。
礼儀長
相手が主導権を握っている場合はこちら側の柔軟な対応をみられている事もあります。
②複数人で日程を決める時
日程が決まっている場合などは、都合の良い日時を提示して、選択してもらいます。
大多数を優先する場合などで、比較的大勢の人数から日時を調整するときには「都合の悪い日時」を聞くと良いでしょう。
- ご都合の悪い日時をお知らせください。
- 以下から都合のよい日時をすべてお選びください。
１．○月○日（○）○時〜○時
２．○月○日（○）○時〜○時
３．○月○日（○）○時〜○時
複数の候補を箇条書きにすると、自分側の都合を盛り込むことが出来、なおかつ、相手はその中から選択するだけで返信が完了します。
③自分が主導権を握っている時
自分が上位者であったり、受注側である場合は自分側に主導権がありますので、こちらの都合で調整して構いません。
- こちらの都合で勝手ながら、以下の時間帯でいかがでしょうか。
１．○月○日（○）○時〜○時
２．○月○日（○）○時〜○時
３．○月○日（○）○時〜○時
終了時刻まで書いておくことで、その後の予定も立てやすくなり親切です。
が一方で、相手がお客様や目上の人のときは、「早く切り上げたい」などと誤解を与えないためにも、開始時刻だけ書くのが無難です。
礼儀長
取引関係上の立場をわきまえず、一方的に先方の都合で時間指定をされる事がありますが、それは無礼だと思います。わたしはそういう場合、時間が空いていても一旦お断りしてます。
④いつでも良いと回答があった時
いつでも良いと回答があった場合は、日時をこちらの都合で決めます。
しろくま礼儀長
お昼時間や、終業間近の時間帯は常識として避けるべき。
- ○月○日時〜、1時間ほどお時間をいただきたいのですが、
よろしいでしょうか。 - ○月○日時〜、３０分ほどを予定しておりますが、いかがでしょうか。
