報告には、事前報告、中間報告、結果報告、
意外に忘れがちな報告ですが、報連相は仕事の基本。仕事は指示から始まり報告に終わります。
報告は自分に課せられた仕事の経過や結果を知らせることです。上司から指示を受けたら速やかに取りかかるのはもちろん、仕事の進捗状況に応じて自ら報告をしましょう。
報告するときの確認フレーズ
- 〜の件について、ご報告したいことがございます。お時間をいただけますでしょうか？
- 〜の件について、ご報告したいのですが、○分ほどお時間を取っていただけますでしょうか？
- 〜の件について、ご報告したいと存じますが、
ご都合のよい時間をお知らせいただけますか？
報告の手順
要領を得た話し方をするために、事前に要点をメモします。報告する順番を意識して整理するとスムーズに報告できます。
報告の前にはいつでも詳細確認ができるよう、必要な書類を整えておきましょう。先輩や上司から「書類を見せて」と言われたときあたふたすることのないようにしましょう。
まず、
事実と経過をわかりやすく、的確に伝えます。感想や見解は、上司は求めていないことがあります。必要があれば
メールでの報告
報告いたします／ご報告いたします／ご報告申し上げます
社外の人や目上の人に対しては「報告します」ではなく、「報告いたします」と丁寧な表現を用います。さらに敬意を示したいときは「ご報告申し上げます」とします。
- 市場調査結果についてご報告いたします。
- ○○につきまして、下記の通り報告いたします。
- まずはご報告申しあげます。
「〜につきまして」は報告の内容を箇条書きするときに使います。「下記の通り」と記載することで「箇条書き」のサインとなります。
メールでは箇条書きする文章の上部中央に記載する「記」、項目を並べた後の「以上」は省略します。
謹んでご報告いたします。
報告する内容が軽い場合と、重い場合では報告内容の釣り合いを取るため報告の仕方を変える必要があります。特に重要な報告をするときは敬意を示して「謹んで」を加えます。
- 先月のロットで製造した製品に一部不具合がみつかりました。調査結果について謹んで報告させていただきます。
メール文章が長くなる場合
メールの本文に書くと、文章が長くなる場合は、別途報告書を作成し、メールに添付します。
- 報告書を添付ファイルにてお送りします。
